От празна сграда до първата фактура

Това е дългият път, но се минава веднъж. След него месецът отнема минути.

Ако сградата ви е създадена от партньор, повечето от стъпки 1–4 вече са направени — проверете ги и минете на 5.

Всичко тук се намира на едно място — бутонът „Администрация” под секция Сграда.

1. Настройките на сградата

Сграда → Администрация → Настройки.

Име, адрес, вход. И банковата сметка — IBAN и титуляр. Те се печатат на фактурите; без тях собственикът няма къде да плати.

Валутата се избира тук, но само докато няма нито една фактура. След първата фактура полето се заключва — фактура, издадена в една валута, не може да смени валутата си със задна дата. Затова: изберете валутата преди да пуснете първия месец.

2. Обектите

Администрация → Обекти.

Всеки апартамент, ателие или магазин, който участва в разходите. За всеки трябват:

• номер — както го знаят хората в сградата („Ап. 4”, „205”). Трябва да е уникален; ако въведете номер, който вече съществува, Tabloto отказва, вместо да направи двойник.
• идеални части — процентът от общите части. Пише го в нотариалния акт. По него се делят разходите, които се делят по идеални части.
• брой живущи — за таксите на човек.
• етаж — за подредбата.

Ако обектите са много, не ги въвеждайте един по един — вижте Онбординг с .xlsx импорт.

3. Общите части и главният уред

Администрация → Общи части.

Създайте „Общи части” (стълбище, асансьор, входно табло — според сградата). Тук се закача главният електромер — този на входа, по който доставчикът издава сметката на сградата.

Главният уред е важен: при разпределяне на тока Tabloto дели сметката на доставчика на показанията на главния уред, за да получи реалната цена за kWh този месец. Без главен уред такова разпределяне не може да се пусне — и Tabloto ще откаже, вместо да гадае.

4. Уредите по апартаментите

Администрация → Уреди.

За всеки апартамент — неговият уред: сериен номер (както е написан на уреда) и брой цифри след десетичната запетая.

Второто изглежда дребно, но не е. Ако вашият електромер има червено колелце за десетите, пишете 1. Ако няма — 0. Tabloto използва това число, за да сложи десетичната запетая на едно и също място при всяко отчитане на този уред. Ако го сбъркате, показанията на един и същ уред няма да се сравняват помежду си и консумацията ще излезе абсурдна.

5. Таксите, тарифите, фондовете

Администрация → Фондове — поне два: Поддръжка и Ремонт. Всеки лев минава през някой фонд.

Администрация → Видове такси — какво плаща сградата: ток, такса управление, фонд ремонт. За всяка такса задължително се избира фонд — къде отиват парите. Такса без фонд спира издаването на фактури: Tabloto отказва да пусне месеца, вместо да сложи парите някъде наум.

Администрация → Тарифи — колко и на какъв принцип:

• на обект — една и съща сума за всеки апартамент;
• на живущ — сумата по броя живущи;
• на идеална част — по процента от общите части;
• на kWh — по консумация (при разпределяне цената се смята сама всеки месец, затова тарифата стои на 0);
• обща сума — сграден разход, разделен по идеални части.

Администрация → Начин на фактуриране — как се третира токът:

• фиксирано — всеки плаща фиксирана сума;
• по разпределяне — сметката на доставчика се дели по консумация (най-честото);
• индивидуално — всеки плаща само своя уред.

При разпределяне се избира и какво става с остатъка — разликата между сметката на доставчика и сбора на апартаментите (общите части, загубите). Или се разделя по обектите, или го поема фондът.

6. Първият месец

Оттук нататък е месечният кръг:

1. Домакинът снима уредите (или ги въвеждате вие) — Отчитане и преглед.
2. Пари → Фактуриране → въведете сметката от доставчика за месеца.
3. Пуснете фактурирането. Прегледайте. Одобрете. Изпратете.

Пълните детайли: Фактуриране.

Ако нещо откаже

Tabloto отказва да пусне фактури, вместо да сгреши тихо. Отказите значат:

• няма главен уред — стъпка 3;
• няма консумация — липсват показания за месеца, или главният уред не е отчетен;
• отрицателен остатък — сборът на апартаментите е по-голям от главния уред. Някое показание е сгрешено; проверете ги, преди да пуснете отново;
• такса без фонд — стъпка 5.

Нито един от тези откази не разваля нищо: не се издава нито една фактура, докато не се оправи причината.